Comme les autres professionnels, les courtiers et les cabinets d’assurance sont tenus de conserver leurs archives. Pourquoi est-ce si important et comment faire ?
Assureurs et courtiers : pourquoi l’archivage des documents est obligatoire?
Aucune compagnie d’assurance ne souhaite se retrouver au cœur d’une situation litigieuse. Pourtant, du fait de son métier, cela peut arriver. Il est tout à fait possible qu’une personne ne soit pas d’accord avec l’indemnisation proposée par exemple, suite à un incendie ou un dégât des eaux et qu’elle souhaite faire intervenir la justice pour trancher.
Dans ce cas, l’assureur peut toujours présenter des documents pour prouver qu’il est dans son bon droit. Même sans parler de ce cas de figure très précis, cela relève de l’obligation notamment à cause du RGPD ou encore du Code des Assurances.
Ne pas être en capacité de produire un document laisse supposer des conséquences tant financières que professionnelles car un courtier ou un assureur qui serait concerné par ce type de situation pourrait se voir interdire le droit d’exercer.
Documents sur les sinistres, pièces comptables, contrats d’assurance ainsi que toutes leurs annexes sont autant de documents que de tels professionnels doivent conserver à minima pendant une durée légale de 10 ans.
Mieux vaut donc être organisé et méthodique et surtout avoir de la place, car cela peut représenter, en fonction du nombre de clients, plusieurs centaines de milliers de documents papier au bout de quelques années de fonctionnement.
Quelles sont les entreprises qui peuvent aider les courtiers et les assureurs pour leur problème d’archivage ?
En plus des documents papier, ces professionnels ; tout comme les autres entreprises ; doivent faire face à un problème de taille : la transition numérique.
Cela signifie mettre sous forme digitale les documents papier pour pouvoir les présenter en quelques secondes, au lieu de les chercher dans la salle des archives. Cependant, cela ne peut pas se faire avec des outils gratuits qui plaisent tant aux particuliers : on doit pouvoir garantir avec sa copie numérique son authenticité et son intégrité. Car il est facile pour des pirates de modifier des documents électroniques s’ils ne sont pas digitalisés de la bonne manière.
Voilà qui change tout et peut inquiéter différents cabinets d’assurance et des courtiers : comment faire ?
Parce qu’il peut être compliqué de choisir les bons outils, d’avoir le temps de numériser des documents datant de 10 ans et plus, pourquoi ne pas se faire aider par une société d’archivage ?
Rouée aux durées de conservation probatoires, dans différentes professions, elle pourra aider le cabinet d’assurance ou le courtier à sauvegarder ou supprimer ce qui doit l’être, classer et ensuite passer à la numérisation en respectant les termes de la loi sur la transition numérique.
Il ne restera plus qu’à élaborer une politique d’archivage pour retrouver les documents facilement, à choisir la bonne solution de stockage dématérialisée. Est-ce que tout le monde peut avoir accès à toutes les données dans le cabinet ? Parce que la question peut se poser, on peut tout à fait imaginer une solution avec des niveaux d’accès restreints, mais aussi un cryptage des données pour donner du fil à retordre aux pirates informatiques, tout en garantissant la sécurité des données personnelles aux clients.
Alors que les cyberattaques se multiplient, pouvoir prouver et communiquer sur le fait que ces données ; qui font partie des plus personnelles qui soient puisque concernant la santé, l’habitation, les finances pour un achat immobilier ; sont en parfaite sécurité peut être un argument de poids quand on entend se démarquer dans des secteurs qui peuvent devenir très concurrentiels.